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UN·E ASSISTANT·E BUREAU DES DEPARTS EN STAGE

Durée : 6 mois
Date de début : 01-06-2021
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© Jean-Luc Luyssen pour Action contre la Faim

Votre environnement de travail

Le Bureau des Départs gère tous les déplacements et processus de départ des expatriés et personnel du siège.


Votre poste et vos responsabilités

Au sein du service Bureau des départs et sous la supervision du Travel Manager, tu auras pour mission de contribuer à la gestion de tous les déplacements et processus de départ des expatriés et personnel du siège


Plus précisément, tes missions seront les suivantes :

 

Contribuer à l’organisation des briefings et débriefings des expatriés :

•    Contribuer à l’accompagnement des expatriés durant leur passage au siège

•    Contribuer à la gestion des plannings en ligne et de la caisse

•    Contribuer aux prises de rendez-vous et réservations auprès des organismes externes 

 

Contribuer à l’organisation des départs et retours des expatriés :

•    Contribuer à la gestion des hôtels : prospection, proposition, réservation, suivi

•    Contribuer à la préparation des dossiers de demande de visa 

•    Contribuer au pointage des factures 

•    Contribuer à la gestion administrative des demandes de visas

 

Contribuer à la prise en charge des déplacements du siège et des délégations :

•    Contribuer à la gestion des hôtels : prospection, proposition, réservation, suivi

•    Contribuer à la gestion des réservations, hôtels et transports

•    Contribuer à la gestion des factures


Mise en place des nouveaux outils de suivi :

•    Contribuer à la capitalisation des procédures

•    Contribuer sur des projets spécifiques selon l’activité

 

Assurer le Back-up des Travel Managers durant leurs congés


Votre profil

Tu prépares une formation du type Bac+4/5 en Humanitaire, Relations Internationales ou Ressources Humaines. Tu es reconnu.e pour ton bon relationnel, ta rigueur et ta forte capacité d’adaptation. Tu sais gérer le stress et aimes le travail en équipe. Tu as une bonne maîtrise du pack office ainsi qu’une très forte motivation pour le secteur humanitaire. 

La pratique de l’anglais courant (oral et écrit) est requise.


Vos conditions d’emploi

•    Condition Obligatoire : Avoir une convention de stage délivrée par un établissement scolaire de droit français

•    Durée du Stage : 6 mois

•    Prise de Poste Souhaitée : 01/06/2021

•    Conditions Salariales :

o    Stage indemnisé à hauteur de la gratification horaire minimale légale (sur une base de 35h par semaine).

o    Titres restaurant à 8€ (pris en charge à 60% par ACF).

o    Prise en charge à hauteur de 50 % des frais de transport en commun.

•    Télétravail : Ouvert à tou·te·s et depuis le territoire métropolitain, notre politique de télétravail définie les activités du poste nécessitant un temps de présence impératif au siège de l’association, et te permet de choisir d’exercer pleinement ou en partie le reste de ce temps en télétravail. A cet effet, il a été défini pour ce poste une présence obligatoire au siège de 1 jour par semaine. Des temps de présence au siège seront également dédiés au partage collectif : 3 jours par mois en moyenne pour les réunions et événements collectifs et 2 jours de présence obligatoire les 6 premières semaines lors de ton intégration dans l’équipe.

•    Conditions Particulières et Aptitudes : Station assise prolongée, expression orale, travail sur écran, contacts téléphoniques


ACF s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte activement contre toutes les formes de discrimination.


Pourquoi nous rejoindre ?

Nous serons très heureux de t’accueillir dans notre équipe chaleureuse et dynamique.